Comment connecter site internet et CRM ?

Des visiteurs arrivent sur votre site, des formulaires sont remplis, des demandes arrivent. Mais le vrai travail manuel commence ensuite. Copier les informations, transférer des e-mails ou créer à la main une fiche client dans le CRM prend du temps et provoque plus d’erreurs que beaucoup d’entreprises ne le pensent.

C’est pourquoi l’une des questions les plus fréquentes est : comment connecter un site internet et un CRM ? La réponse courte : vous faites en sorte que les données de votre site soient transférées automatiquement vers le CRM, afin que prospects, clients et contacts se retrouvent tout de suite au bon endroit. Dans cet article, nous expliquons ce que signifie une telle intégration, ce qu’elle vous apporte et comment la mettre en place intelligemment.

Que signifie connecter un site web à un CRM ?

Le CRM est l’endroit où vous gérez vos informations clients, vos prospects, vos notes et vos suivis. Lorsque vous connectez votre site web au CRM, les données issues de sources comme les formulaires de contact, les demandes de devis, les téléchargements de fichiers ou les transactions e-commerce sont transférées automatiquement.

Pensez à un visiteur qui remplit un formulaire sur votre site. Sans intégration, cette demande n’arrive souvent que dans votre boîte mail. Avec une intégration, la même information est aussi enregistrée immédiatement dans le CRM, sous forme de contact, de prospect ou d’opportunité. C’est plus rapide et cela vous donne une vue d’ensemble plus claire.

Cette connexion peut se faire de plusieurs façons. Certains CRM disposent pour cela de formulaires natifs, comme HubSpot Forms, Pipedrive Web Forms ou Salesforce Web-to-Lead. Dans d’autres cas, l’intégration se fait via un plugin, une API ou un développement sur mesure avec l’API REST de WordPress.

Que pouvez-vous faire avec une intégration CRM ?

La plupart des entreprises pensent d’abord aux formulaires de contact, mais une intégration permet bien plus. C’est aussi là que se trouve généralement le vrai gain : vous sortez les informations dispersées des boîtes mail et des tableaux pour les rassembler dans un seul système.

• enregistrer automatiquement les demandes de contact comme prospects
• relier les formulaires de devis à des opportunités ou à des processus de vente
• enregistrer les téléchargements ou les inscriptions à la newsletter
• déclencher des tâches ou des notifications pour votre équipe
• enrichir les informations clients avec des données de formulaire ou d’e-commerce

Si vous utilisez par exemple WooCommerce, l’intégration peut aussi servir à gérer plus proprement les commandes, les informations clients ou les e-mails de suivi. C’est une manière naturelle de faire fonctionner plus intelligemment votre site e-commerce avec vos processus internes.

Quelles données sont généralement transférées ?

À la base, on transfère le plus souvent le nom, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et le message. En pratique, on souhaite toutefois généralement envoyer davantage de contexte : le sujet choisi, le budget, le service, l’agence ou la page où le formulaire a été rempli.

Les entreprises profitent surtout d’un choix intelligent. Tous les champs n’ont pas besoin d’aller dans le CRM. Transférez les informations dont votre équipe a réellement besoin pour un suivi rapide. Moins il y a de données superflues, plus votre CRM reste utile.

Comment mettre en place l’intégration entre site web et CRM ?

La bonne approche dépend de votre site web, de votre CRM et de ce que vous voulez exactement automatiser. Le processus suit toutefois généralement les mêmes étapes.

1. Déterminez quel formulaire ou quel processus connecter

Commencez petit. Connectez d’abord un formulaire important, comme votre formulaire de contact ou votre demande de devis. Si vous utilisez WordPress, il est judicieux d’examiner au préalable comment votre formulaire est construit techniquement.

2. Choisissez la méthode de connexion

Il existe en gros trois options. La première est l’intégration native de votre CRM. HubSpot peut utiliser les envois de formulaires pour créer ou mettre à jour des fiches. Pipedrive propose des formulaires web que vous pouvez intégrer à votre site. Salesforce utilise pour cela, entre autres méthodes, Web-to-Lead.

La deuxième option consiste à passer par un plugin ou un outil d’automatisation. C’est généralement pratique si vous souhaitez continuer à utiliser les formulaires standards de votre site. La troisième option est le développement sur mesure via une API. Elle devient surtout intéressante lorsque vous avez besoin de champs, de règles ou de flux de travail spécifiques. Dans ce cas, une solution de développement WordPress sur mesure est souvent la voie la plus solide.

3. Associez les bons champs

Vous déterminez ensuite quel champ de votre site correspond à quel champ du CRM. Par exemple, le champ « nom de l’entreprise » de votre formulaire doit arriver dans le champ « société » du CRM. Cela paraît simple, mais c’est généralement ici que les choses se compliquent lorsque les noms de champs ne concordent pas.

4. Testez soigneusement l’intégration

Remplissez toujours vous-même un formulaire de test et vérifiez que tout arrive correctement. Ne regardez pas seulement si une fiche est créée, mais aussi si les champs sont corrects, si les notifications fonctionnent et si aucun contact en double n’est généré. Si vous mesurez bien vos formulaires, vous pourrez aussi analyser facilement ce qu’ils rapportent plus tard avec Google Analytics.

À quoi faut-il aussi faire attention ?

Une bonne intégration n’est pas seulement techniquement fonctionnelle, elle est aussi utile en pratique. Soyez donc attentif aux consentements, aux champs obligatoires, aux messages d’erreur et à la confidentialité. Si vous traitez des données personnelles en particulier, vous devez examiner d’un œil critique ce que vous conservez et pourquoi. Il est judicieux ici de tenir compte des obligations du RGPD.

N’oubliez pas non plus la protection anti-spam. Les données CRM n’ont de valeur que si les saisies restent propres. Un formulaire sans protection peut vite se remplir de fausses demandes ou de fiches inutilisables.

Quand le développement sur mesure est-il plus judicieux qu’une intégration standard ?

Si vous voulez seulement transférer les informations de base, une intégration standard suffit généralement. Mais lorsque vous avez plusieurs formulaires, des champs personnalisés, différents services ou des étapes de suivi automatiques, le développement sur mesure devient souvent plus intéressant.

Beaucoup d’entreprises commencent par une intégration simple, puis en veulent davantage ensuite. Par exemple, étiqueter automatiquement les prospects, diriger différents formulaires vers des pipelines de vente distincts ou combiner les données e-commerce avec les informations du CRM. À ce stade, un seul plugin ne suffit souvent plus et une configuration technique plus robuste est plus judicieuse.

Des demandes dispersées vers un processus plus intelligent

Comment connecter un site internet et un CRM ? En précisant d’abord quelles données vous voulez transférer, en choisissant ensuite la bonne technique et en testant soigneusement le tout. Pour certains sites, une intégration de formulaire standard suffit. Pour d’autres, une API ou un développement sur mesure est nécessaire.

L’essentiel est que votre site ne se contente pas de collecter les demandes, mais les rende immédiatement exploitables dans votre processus de vente. Vous gagnez ainsi du temps, évitez les erreurs et répondez plus vite. Si vous vous demandez quelle approche convient à votre site et à votre CRM, nous réfléchirons volontiers avec vous chez Kantex.